La notion de copie fiable est définie et reconnue par l’article 1379 du Code civil.
Deux principes déterminent le caractère fiable de la copie :
- sa numérisation fidèle à l’original
- sa conservation durable dans le temps
1. La numérisation fidèle
La numérisation fidèle est définie par un décret du 5 décembre 2016. Il s’agit de la reproduction d’un document original papier sous forme électronique. Cette reproduction doit être parfaitement conforme à l’original papier.
La numérisation fidèle est effectuée selon une convention de numérisation. Ce contrat assez technique cadre le procédé de production de la copie numérique. Il définit les bonnes pratiques de numérisation. Il garantit une reproduction conforme des originaux papiers. Une convention de numérisation est rédigée par donneur d’ordre avec la possibilité d’établir une convention cadre.
Concrètement, un opérateur de copie fidèle doit attester de la conformité et de la fiabilité de son matériel. Il va décrire sa méthode de numérisation. Il va également contrôler la qualité des fichiers numérisés de façon exhaustive.
Chaque document numérisé est transformé en fichier numérique. Un fichier numérique comprend aussi des données de traçabilité. Ces données attestent du bon fonctionnement de la numérisation et des contrôles visuels et informatiques effectués.
Le matériel utilisé fait l’objet d’une calibration régulière. Ce contrôle supplémentaire évite tout risque de déformation.
2. La numérisation fiable
Une numérisation fidèle devient fiable lorsque la copie numérique de l’original papier est déposée dans un espace de conservation numérique durable (article 4 du décret du 5 décembre 2016) .
Concrètement, les fichiers numériques sont déposés dans un coffre-fort numérique. Ce coffre-fort numérique doit être conforme aux standards techniques. Il doit également garantir l’intégrité des fichiers numériques dans le temps.
Cette intégrité fera l’objet de contrôles ponctuels tout au long du stockage.
Le stockage des fichiers numériques peut être confié à un tiers. Dans ce cas, la numérisation n’est fiable qu’à une condition : le prestataire de stockage assure sa prestation dans le respect des normes techniques applicables.
3. La certification en matière de numérisation fidèle et fiable
Deux normes encadrent les conditions de production de la copie fidèle et de la copie fiable :
- La norme NF Z 42 026 spécifie l’activité de numérisation fidèle (certification NF 544)
- La norme NF Z 42 020 spécifie le coffre-fort numérique (certification NF 203)
Un opérateur de numérisation peut opter pour la certification. Cela facilitera la preuve du respect des conditions de réalisation et de stockage.
4. L’usage de la copie fiable
Si elle est produite dans les conditions décrites précédemment, une copie numérique a la même valeur probante que le document original papier.
La numérisation fiable permet donc la destruction des documents originaux papiers.
Le titre exécutoire, document défini par l’article L111-3 du Code des procédures civiles d’exécution, présente une telle valeur que sa destruction n’est pas possible, même après une numérisation fiable (articles 748-1 et suivants du Code de procédure civile). La copie fiable du titre exécutoire présente néanmoins une valeur solide.
Avec COVATEX®, nous proposons un stockage physique, dynamique et sécurisé, des titres exécutoires. Ils restent accessibles à tout moment. Nous pouvons ainsi restituer un titre exécutoire sous sa forme originale si un magistrat en fait la demande.
Pour tous les autres éléments des dossiers judiciaires, la numérisation fiable suffit. Ce format ne peut pas être remis en cause.
5. La valeur ajoutée commissaire de justice
Le risque de la numérisation fiable est de fabriquer de faux originaux numériques sur la base de simples copies papiers des documents originaux.
Un opérateur commissaire de justice, ex-huissier de justice, apporte une valeur ajoutée essentielle. En tant qu’officier public et ministériel, il va pouvoir certifier de la réalisation d’une copie fiable sur la base du document original, et non d’une simple copie.
Avec COVATEX®, nous proposons dès à présent la numérisation fiable des pièces des dossiers.
La numérisation fiable permet une dématérialisation sécurisée des dossiers judiciaires, dans l’optique d’une gestion saine de leur exécution.