Avec l’activité COVATEX (COnservation et VAlorisation des Titres EXécutoires), SINEQUAE rejoint la Fédération Nationale des Tiers de Confiance du numérique (FNTC) en tant que Prestataire et éditeur de confiance.
L’activité COVATEX, c’est une innovation SINEQUAE développée pour le stockage physique, l’audit et la numérisation des titres exécutoires et des dossiers judiciaires.
Le stockage physique des dossiers judiciaires
Avec COVATEX, nous assurons la collecte, le classement et le stockage physique des pièces des dossiers judiciaires.
Notre entrepôt sécurisé APSAD implanté à CALAIS offre 5 000 mètres linéaires de stockage dynamique.
Nous garantissons ainsi un classement indexé et optimisé des dossiers « papier ».
L’audit des dossiers judiciaires
COVATEX, c’est aussi un service d’audit des dossiers judiciaires. Chaque scénario d’audit est entièrement paramétrable en fonction des besoins exprimés par nos clients (simple stockage, animation de l’exécution et du recouvrement judiciaire ou cession des dossiers en lot).
Nous définissons ainsi, avec nos clients, une analyse juridique et de complétude des dossiers sur mesure.
Dans le respect de la réglementation, du RGPD et du secret professionnel, chaque prestation d’audit peut comprendre :
- L’analyse de la complétude des dossiers (présence du titre exécutoire en original, de sa signification, des actes de procédure, notamment des actes prorogatifs de prescription…)
- L’analyse de la prescription des dossiers, couplée à un système de veille et de prévention de la prescription
- La structuration des données du dossier (créance, titre, tiers du dossier, éléments de solvabilité…)
- La reconstitution du décompte du dossier
Nous travaillons actuellement à la structuration de nos bases de données. Notre objectif est de répondre aux standards techniques d’implémentation (ITS) définis par l’Autorité Bancaire Européenne (EBA) en matière de cession de prêts non performants (NPL) au sein de l’Union Européenne.
Le stockage numérique des dossiers judiciaires
Avec COVATEX, nous proposons également une solution de stockage numérique des titres exécutoires et des pièces des dossiers. D’abord effectué sous la forme d’une numérisation simple, nous avons développé en 2022 une solution de numérisation fidèle et fiable.
La numérisation fidèle est effectuée selon une convention de numérisation élaborée en conformité avec la norme NF Z42-026. Cette convention garantit une reproduction conforme des documents numérisés. Nos outils de numérisation sont calibrés à échéance régulière. Chaque document fait l’objet d’un contrôle visuel individuel.
La numérisation fiable repose sur le stockage durable d’une numérisation fidèle. Les documents sont numérisés dans le respect de la norme NF Z42-026. Ils sont ensuite stockés dans un coffre-fort numérique conforme à la norme NF Z42-020.
Cette solution de stockage nous permet de conférer aux pièces numériques la même valeur que les originaux papier. La destruction physique totale de certaines pièces est alors envisageable en toute conformité.
Le stockage numérique nous permet aussi de bénéficier d’une conservation dynamique indispensable au pilotage des durées de conservation légales imposées par le RGPD.
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Si notre qualité de commissaire de justice nous donne la qualité de tiers de confiance du quotidien, notre adhésion à la FNTC vient plus que jamais récompenser notre positionnement renouvelé en tant que tiers de confiance du numérique.
Et par la décarbonation du processus de gestion des dossiers judiciaires qu’elle promeut, notre innovation COVATEX s’inscrit dans la droite lignée de notre Politique RSE labellisée ECOVADIS Silver en 2023.
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